SPONSORERET
Arbejdspladsen er ikke længere nødvendigvis én bestemt adresse. En medarbejder kan begynde dagen hjemme, fortsætte på kontoret og afslutte den hos en kunde. En anden har måske sin faste plads på hovedkontoret, mens kolleger arbejder fra andre adresser eller er på farten det meste af ugen.
Det giver fleksibilitet, men stiller samtidig større krav til virksomhedens IT.
Medarbejderen bør ikke skulle bruge den første halve time på at finde den rigtige fil, genetablere adgang til et system eller opdage, at et program kun fungerer tilfredsstillende fra kontorets netværk. Når den digitale arbejdsplads er indrettet godt, bliver skiftet mellem arbejdssteder næsten uinteressant. Mail, dokumenter, kommunikation og relevante forretningssystemer er tilgængelige dér, hvor arbejdet foregår.
Det kræver dog mere end at udlevere en bærbar computer.
En fleksibel arbejdsplads kræver fælles spilleregler
Når mange medarbejdere arbejder på samme adresse, opstår en del rutiner næsten af sig selv. Man bruger det samme netværk, sidder tæt på kollegerne og kan forholdsvis nemt spørge om hjælp.
Ved mere fleksibelt arbejde bliver forskelle i opsætningen tydeligere.
En medarbejder gemmer måske dokumenter lokalt på computeren, mens resten af teamet bruger virksomhedens fælles cloudløsning. En anden har problemer med at deltage i videomøder hjemmefra. Nogle kender den rigtige vej til support, mens andre begynder at eksperimentere på egen hånd, når noget driller.
Det er sjældent ét stort teknisk problem. Det er summen af mange små forskelle, der gør arbejdsdagen mere besværlig.
Derfor er det nyttigt at have en fælles grundstruktur for blandt andet:
- hvor virksomhedens dokumenter gemmes
- hvilke programmer medarbejderne skal bruge
- hvordan adgangen til systemerne håndteres
- hvilke enheder der må anvendes til virksomhedens data
- hvordan medarbejderne kontakter support
- hvordan nye computere bliver sat op.
Jo mere ensartet grundlaget er, desto mindre tid behøver medarbejderne bruge på selve teknikken.
Det betyder ikke, at alle skal have præcis samme udstyr. En konstruktør, en sælger og en administrativ medarbejder kan have vidt forskellige behov. Standardisering handler snarere om, at forskellene er bevidste og begrundede.
Supporten skal følge medarbejderen – ikke skrivebordet
Det er især, når noget går galt, at en fleksibel arbejdsform bliver testet.
Hvis en medarbejder sidder hjemme med et loginproblem, hjælper det ikke meget, at virksomhedens IT-support kun er let tilgængelig for dem, der befinder sig fysisk på kontoret. Det samme gælder sælgeren, der er ude hos en kunde, eller medarbejderen, der arbejder fra en anden adresse.
For virksomheder, der vil undersøge mulighederne for ekstern IT-hjælp i Vejle, kan man klik her og se AZENDs lokale løsning. Virksomheden beskriver blandt andet en digital arbejdsplads baseret på Microsoft 365, Teams og sikre enheder samt support, der kan benyttes på tværs af arbejdssteder.
For virksomheden er den praktiske værdi, at medarbejderens placering ikke bør afgøre, om en opgave kan løses.
Det kræver selvfølgelig, at supporten kender virksomhedens miljø. Hvis hver henvendelse begynder med en lang forklaring af, hvilke systemer virksomheden bruger, bliver selv små problemer unødigt tidskrævende.
AZEND fremhæver på Vejle-siden, at kunder får en fast kontaktperson og et team, der kender virksomhedens opsætning. De beskriver samtidig overvågning af servere, netværk og arbejdsstationer samt løbende opdatering af blandt andet Windows og Microsoft 365.
Det er netop den kontinuitet, der kan gøre support mindre forstyrrende i arbejdsdagen.
Den digitale arbejdsplads skal være enkel nok til faktisk at blive brugt
En teknisk løsning kan være både avanceret og sikker uden nødvendigvis at være behagelig at arbejde med. Hvis medarbejderne oplever for mange omveje, begynder de ofte at finde deres egne løsninger.
Det kan være dokumenter, der bliver sendt til private mailadresser, filer, der ligger lokalt på enkelte computere, eller uautoriserede tjenester, der tages i brug, fordi de virker hurtigere i øjeblikket.
Derfor bør brugervenlighed være en reel del af IT-planlægningen.
En god digital arbejdsplads gør det tydeligt, hvor information findes, hvordan man samarbejder, og hvordan man får hjælp. Medarbejderen skal ikke kende infrastrukturen bag løsningen for at kunne bruge den korrekt.
Samtidig bør virksomheden tænke på, hvordan nye kolleger kommer i gang. En velorganiseret onboarding betyder, at computer, konto, programmer og de nødvendige adgange kan være klar fra første arbejdsdag. Det sender et bedre signal end at lade den nye medarbejder bruge de første timer på at vente på adgang til de systemer, alle andre tager for givet.
Det samme princip gælder, når virksomheden vokser eller åbner nye arbejdssteder. AZEND fremhæver på sin Vejle-side, at en samlet styring af drift, licenser og sikkerhed kan gøre det lettere at holde ens standarder, når organisationen bliver større.
For virksomheder i Vejle og Trekantområdet kan det være særligt relevant, når medarbejdere er fordelt mellem kontor, lager, kunder og hjemmearbejdspladser.
Den digitale arbejdsplads fungerer bedst, når medarbejderne næsten holder op med at tænke over den. Dokumenterne er tilgængelige, mødet starter, login virker, og hjælpen er til at finde, hvis noget driller.
Det er ikke et spørgsmål om at gøre alle medarbejdere mere tekniske. Det er snarere et spørgsmål om at indrette IT, så de kan koncentrere sig om deres eget arbejde, uanset hvilket skrivebord de tilfældigvis sidder ved den dag.
